Managementassistenz (Bereich Projekte)

Stellenbeschreibung

Für die BEW Berliner Energie und Wärme GmbH suchen wir Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Managementassistenz (Bereich Projekte) am Standort Berlin in befristeter Anstellung bis 31.12.2027.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst eigenverantwortlich vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben und stellst ein professionelles sowie vertrauliches Informations- und Kommunikationsmanagement für den Bereichsleiter sicher.
• Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen Führungskräften, Teams und externen Partnern und planst, koordinierst, priorisierst Termine proaktiv, behältst Deadlines, Aufgaben, Dokumente und notwendige Vorbereitungen stets zuverlässig im Blick.
• Du bereitest bereichsübergreifende Meetings und Workshops strukturiert vor, begleitest deren Durchführung und stellst eine reibungslose Nachverfolgung der Ergebnisse sicher.
• Du organisierst eigenständig interne und externe Besprechungen - telefonisch, per Teams oder vor Ort - und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.
• Du verantwortest ein effizientes Dokumenten- und Datenmanagement und etablierst eine strukturierte, transparente und leicht zugängliche Ablage.
• Du sichtest, priorisierst und beantwortest E-Mails eigenständig und übernimmst die professionelle interne und externe Korrespondenz.
• Du steuerst Management‑Termine inklusive Agenda, Protokollen, Aufgabenverfolgung sowie der vollständigen organisatorischen Vorbereitung (Teilnehmende, Räume, Technik, Unterlagen).
• Du führst eigenständig Recherchen, Informationsbeschaffung und Analysen durch, bereitest Inhalte adressatengerecht auf und unterstützt Entscheidungen des Managements.
• Du verantwortest kaufmännische Themen wie die vorausschauende Reiseplanung, die Reisekostenabrechnung, Auslagenerstattung und die korrekte Berücksichtigung steuerlich relevanter Aspekte.
• Du unterstützt die kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse und bringst eigene Ideen zur Verbesserung ein.

Qualifikationen

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium und bringst idealerweise mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Managementunterstützungsfunktion mit. (erforderlich)
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent, arbeitest sorgfältig und hast ein Auge für Details - ohne das große Ganze aus dem Blick zu verlieren.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und vorausschauend und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Du bist belastbar, flexibel und kannst auch in arbeitsintensiven Phasen Prioritäten klug setzen und verlässlich liefern.
• Du kommunizierst souverän, adressatengerecht und verbindlich - sowohl schriftlich als auch mündlich, auf Deutsch (fließende Kenntnisse) und Englisch. (erforderlich)
• Du bist digital affin, sicher im Umgang mit MS 365 Tools (Outlook, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, SharePoint) und geübt in der strukturierten Daten- und Dokumentenorganisation.
• Du trittst professionell auf, agierst als serviceorientierte Ansprechperson und bewegst dich sicher auf allen Ebenen der Organisation.
• Du verfügst über ein hohes Maß an Empathie und hast Freude an der Arbeit im Team.

Du erfüllst ungefähr 70 Prozent der Anforderungen? Dann bewirb Dich!

Deine Benefits

• Flexible Gestaltung des Arbeitsalltags (37-Stunden-Woche, Teilzeitmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Führen von Zeitkonten, mobiles Arbeiten)
• 30 Tage Urlaub, arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Freistellungsmöglichkeiten
• Förderung der individuellen Entwicklung, u.a. durch kostenfreie Trainings und Unterstützung bei berufsbegleitender Weiterqualifizierung
• 13 Monatsgehälter für tariflich Angestellte und zusätzliche Vergütungsbestandteile
• ÖPNV-Firmenticket bzw. Deutschlandticket (50% Arbeitgeberzuschuss) und Jobrad-Angebot
• Diverse Angebote zum Thema Gesundheit, u.a. Urban Sports Club Mitgliedschaft und PME-Familienservice

Du möchtest alle unsere Benefits kennenlernen? Dann sprich uns darauf an, was wir zu bieten haben!

Deine Bewerbung

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung in deutscher Sprache - bitte sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, einschließlich eines lückenlosen Lebenslaufs, bis spätestens 27.03.2026.

Fragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Dir gern die zuständige Recruiterin Lilla Mikola unter der Telefonnummer +49 30 374396789.

Du hast Interesse an unserem Angebot und möchtest gemeinsam mit uns die Berliner Wärmewende gestalten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung über unsere Website!

Hinweise

Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt dazu beiträgt, unser Unternehmen leistungsfähiger und attraktiver zu machen. Bewerbungen zum Beispiel von Personen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, ethnisch-kulturellen Hintergrunds sind herzlich willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung besonders berücksichtigt.

Die Sicherheit der BEW Berliner Energie und Wärme GmbH und ihrer Beschäftigten ist von grundlegender Bedeutung. Aus diesem Grund ist ein Pre-Employment Screening Teil des Rekrutierungsprozesses. Der Umfang der Überprüfung variiert je nach Funktion und Einsatzbereich. Das Screening wird von einem Drittanbieter, Signum Consulting GmbH, DISA, durchgeführt.