文件管理员 (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir bei KODIAK glauben an grüne Energie und dass wir die Energiewende gemeinsam schaffen können. Dafür bieten wir umfangreiche Projektmanagement- und Beratungsdienstleistungen für Offshore-Windenergie-Projekte und helfen unseren Kunden dieses Ziel zu erreichen. Unsere breit aufgestellten Expertenteams begleiten weltweit große Energieversorgungsunternehmen und Projektentwickler auf dem Weg ihrer Transformation.

Deine Aufgaben

Zu den Aufgaben zählt die Unterstützung im Team des Dokumentenmanagements bei der Umsetzung des projektspezifischen und bedarfsorientierten DMG-Konzepts, das heißt:

• Nachverfolgung, Auswertung und Steuerung der Workflows/Dokumente von internen als auch externen Partnern (insbesondere Lieferanten), Abstimmung von Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Prozessen, Werkzeugen, etc.
• Erstellung von Vorlagen und Tools für das DMG (Formulare, Listen/Übersichten für die Registrierung von Dokumenten, etc.)
• Abstimmung und regelmäßiges Berichtswesen über den Status des operative DMG
• Klärung der projektspezifischen Rahmenbedingungen, Voraussetzungen und Anforderungen an das DMG-Konzept mit dem Kernprojektteam und dem PMO (geltende Richtlinien, interne und externe Schnittstellen, Verträge mit Auftragnehmern, etc.)
• Unterstützung bei der Entwicklung eines projektspezifischen und bedarfsgerechten DMG-Konzepts (Anwendungsbereich, Dokumentenarten, Dokumentenklassifizierung, Dokumentenablagestruktur, Dokumentenvorlagen, Dokumentenbezeichnung, Dokumentenlenkung, DMG-Rollen, Prozesse zur Erstellung/Prüfung/Freigabe/Verteilung von Dokumenten)
• Unterstützung eines Plans für die As-Built-Dokumentation und Abstimmung mit den relevanten internen Ansprechpartnern und Lieferanten (Umfang, Struktur, Formalitäten, Formate, Fristen, Bezeichnung, Ablagestruktur, etc.)
• Unterstützung des Projektteams bei der Dokumentation von Spezifikationsänderungen in den verschiedenen Projektphasen und Auswertung von Auswirkungen auf das Gesamtsystem

Anforderungen & deine Expertise

• Erfahrung: Nachweisbare Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) im Umgang mit virtuellen Projekträumen und Dokumentenmanagement-Tools sowie eine ausgeprägte digitale Affinität.
• Technisches Verständnis: Gutes technisches Grundverständnis zur Unterstützung projektbezogener Prozesse.
• Softwarekenntnisse: Sicherer Umgang mit MS PowerPoint, Word und Excel.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau).

Unser Angebot

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeiten inkl. sehr guter und ebenso flexibler Homeoffice-Regelung
• Individuelle Angebote zur Weiterbildung und Weiterentwicklung
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Zugriff auf unser personalisierbares Benefit-Paket mit emplu - monatliches, steuerfreies Budget, das du frei bei den jeweiligen Partnern einlösen kannst (z.B. Supermärkte & Drogerien, DeutschlandTicket, Tank-Gutscheine, KiTa-Zuschuss uvm.)
• Zugriff auf unser Corporate-Benefit-Programm mit hohen Rabatten bei einer Vielzahl von namhaften und starken Marken

Bitte beachte, dass alle Angebote - außer Arbeitszeiten und Homeoffice-Option - nur für unsere festangestellten und nicht für freiberufliche Mitarbeiter*innen gelten.