执行助理

Functieomschrijving

Ben jij een ervaren Directieassistent die niet terugschrikt voor een complexe agenda, snel veranderende prioriteiten en een bestuur dat volop in beweging is? Dan hebben wij de uitdaging voor jou. Lees snel verder en solliciteer voor deze rol in Rotterdam:

We don't want to disappoint, but we only accept applicants that have a good command of the Dutch language and are already (or about to be) based in the Netherlands.

Hier krijg jij positieve energie van

• Meedenken, verwachtingen managen en met tact en overtuigingskracht bijdragen aan een effectieve samenwerking.
• Meebouwen aan een bestuurssecretariaat en directieteam dat nog volop in ontwikkeling is.
• Werken in een omgeving waar de dynamiek hoog ligt, beslissingen snel worden genomen en geen dag hetzelfde is.

Dit ga je doen als Directieassistent

Achter iedere grote beslissing schuilt iemand die overzicht houdt, vooruitdenkt en zorgt dat alles samenkomt. In deze rol ben jij een onmisbare schakel binnen het bestuurssecretariaat. Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze CIO, maar ondersteunt waar nodig ook andere directieleden. Het grootste deel van je tijd besteed je aan het beheren van complexe agenda's, waarbij prioriteiten voortdurend verschuiven en jij zorgt dat de juiste gesprekken op het juiste moment plaatsvinden.

Samen met je collega's zorg je dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je ondersteunt directie- en management overleggen, beheert vergaderingen en stukken in iBabs, bewaakt acties en denkt mee over de planning van het bestuur. Vanuit een stevige basis in agenda- en prioriteitenmanagement houd jij overzicht in een omgeving die continu in beweging is. Je schakelt moeiteloos tussen lange termijnplanning en onverwachte vraagstukken, zodat bestuurders zich kunnen richten op wat echt belangrijk is. Dat maakt jouw bijdrage elke dag van waarde.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden

• Grip houden op complexe directieagenda's. Je bewaakt prioriteiten, legt slimme puzzels en zorgt dat tijd en aandacht naar de juiste onderwerpen gaan.
• Rust en structuur brengen in de dynamiek. Je ondersteunt overleggen, beheert vergaderingen in iBabs en zorgt dat acties en afspraken worden opgevolgd.
• Flexibel ondersteunen waar nodig. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor de CIO én andere directieleden en helpt het bestuurssecretariaat soepel te laten functioneren.

Samen impact maken

Je wordt onderdeel van een betrokken bestuurssecretariaat waar samenwerken, vertrouwen en voor elkaar klaarstaan vanzelfsprekend zijn. Samen ondersteunen jullie de directie, verdelen jullie het werk en helpen jullie elkaar wanneer de dag weer nét anders loopt dan gepland. Natuurlijk werk je ook nauw samen met de CIO, zijn Directors en collega's door de hele organisatie. Dat maakt deze rol niet alleen veelzijdig, maar ook bijzonder leuk: je bouwt veel relaties op, krijgt veel mee van wat er speelt en werkt elke dag samen naar echte resultaten.

Dit vindt Gaby, Directieassistent, het leukste aan haar baan: "Je bent op de hoogte van alle grote en belangrijke ontwikkelingen die spelen - en dat zijn er nogal wat. De uitdaging zit erin om, tussen spoedverzoeken en urgente vraagstukken door, rust te bewaren en de juiste (veranderende) prioriteiten te stellen, hierover helder te communiceren en werkdagen van de bestuursleden behapbaar en overzichtelijk te houden. Dat vraagt om veel afstemming, flexibiliteit, puzzelen en meedenken. Het geeft voldoening wanneer alles einde dag samenkomt en het weer is gelukt."

Hiermee laten we jouw energie branden

• Een bruto maandsalaris van € 2.912, - tot € 4.576, - op basis van een 40-urige werkweek exclusief 8% vakantietoeslag.
• Een individueel keuzebudget van 8,33% van je bruto jaarsalaris waarmee je zelf keuzes kunt maken in arbeidsvoorwaarden. Zo kun je dit bedrag laten uitbetalen of bijvoorbeeld extra verlofdagen kopen. Je kunt (een deel van) het bedrag ook schenken aan een goed doel via onze samenwerking met The Social Handshake.
• Een prestatiegerichte bonus van maximaal twee bruto maandsalarissen per jaar.
• 26 vakantiedagen als je fulltime werkt en 8 uur per jaar om je in te zetten voor vrijwilligerswerk naar keuze.
• Diversiteit en inclusiviteit is belangrijk voor ons, ruil daarom gerust officiële culturele en religieuze feestdagen om voor dagen die beter aansluiten bij jouw achtergrond.
• Een NS-Business Card waar je ook privé zoveel mee mag reizen als je wilt.
• Een aantrekkelijke fietsregeling waarbij je tot €750 van de kostprijs van je fiets vergoed krijgt als je ook regelmatig de fiets neemt.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen, onder meer door trainingen via onze Greenhouse Academy. Ook hebben we een aantrekkelijke studiekostenregeling voor ontwikkelactiviteiten buiten de deur. Lees meer over ontwikkeling in de FAQ.
• Een uitgebreide pensioenverzekering via Zwitserleven, waarvoor jij als medewerker maar een kleine bijdrage levert, en een arbeidsongeschiktheidsverzekering van Nationale Nederlanden.
• Benieuwd naar wat we nog meer bieden? Bekijk de overige arbeidsvoorwaarden.

En heb jij iets nodig om het werk voor jou mogelijk te maken? Laat het ons weten. We denken graag met je mee in mogelijkheden. Goed om te weten: ons kantoor is toegankelijk voor rolstoelen. Ook is het mogelijk om je werkplek naar jouw situatie aan te passen en kunnen we je voorzien in specifieke software.

We kunnen jouw energie goed gebruiken

Je bent een organisatietalent dat rust en overzicht brengt in een omgeving die continu in beweging is. Je denkt vooruit, houdt grip op prioriteiten en ziet wat nodig is voordat anderen dat doen. Daarbij ben je een stevige en tactvolle gesprekspartner die verwachtingen durft te managen en helpt structuur aan te brengen in de dynamiek van alledag.

Daarnaast heb je:

• Ruime ervaring met het ondersteunen van directieleden of senior leiders. Complex agendabeheer, schakelen tussen stakeholders en snel prioriteiten stellen zijn voor jou vertrouwd terrein.
• Ervaring met werken in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je houdt overzicht wanneer plannen veranderen, weet verwachtingen te managen en blijft rustig onder druk.
• Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, een Schoevers-opleiding of vergelijkbare secretariële opleiding als pré. Zo combineer je professionele ondersteuning met een stevige basis in het vak.

Solliciteer en kies voor team Green!

Enthousiast over deze baan? Reageer via de sollicitatiebutton. Als we een match zien, maken we graag zo snel mogelijk kennis. Heb je nog vragen over de functie of de sollicitatie- en selectieprocedure? Neem dan contact op met Irene, HR Business Partner, via [email protected]

Waar Irene natuurlijk beschikbaar is voor jou als sollicitant, hoef je als recruiter geen reactie te verwachten. Acquisitie wordt niet gewaardeerd.