Secrétaire Administratif (m/w/d)

Description de poste

Votre rôle consistera à assister les gestionnaires desservis dans la gestion des dossiers et dans la gestion de leur temps. Vous serez aussi amené(e) à contribuer à la préparation et au suivi des budgets et à exécuter les travaux de secrétariat afin de fournir le soutien requis au personnel des unités administratives desservies.

Vos principales activités au quotidien

• Assurer le suivi des dossiers selon leur importance ou leur échéance de façon à dégager les gestionnaires de leurs tâches administratives.
• Tenir à jour l'agenda des gestionnaires, fixer, déplacer, confirmer au besoin des rendez-vous ou réunions.
• Recueillir des informations, vérifier, compiler et comparer des données pour contribuer à la préparation et au suivi des budgets, tableaux de bord et indicateurs de gestion.
• Recevoir et/ou préparer divers documents ou formulaires d'entreprise incluant ceux relatifs à la gestion du personnel, les vérifier, les corriger et obtenir les approbations requises et informer les personnes concernées. Effectuer les recherches et le suivi relatifs au traitement de ces documents ou formulaires ainsi que la saisie de données dans les systèmes et au besoin, procéder à l'extraction de rapports des systèmes d'entreprise.
• Rédiger, préparer et dactylographier la correspondance et tenir à jour des rapports, listes ou documents.
• Recevoir les demandes d'information et la correspondance, obtenir les renseignements nécessaires ou la documentation pertinente, y donner suite et en assurer le suivi. Traiter les questions qui relèvent de ses attributions.
• S'occuper de l'organisation matérielle des réunions, préparer l'ordre du jour et la documentation pertinente. Assister aux réunions, rédiger le compte rendu et en faire la distribution.
• Mettre en place ou tenir à jour un système de classement de divers documents ou dossiers; classer les documents ou dossiers, voir à leur conservation ou à leur destruction selon les encadrements en vigueur.
• Vérifier les quantités de fournitures de bureau, de matériel ou d'équipement. Préparer les demandes visant leur renouvellement et obtenir les approbations requises. Coordonner les actions relatives à l'aménagement des unités administratives desservies.
• Communiquer avec les personnes concernées pour des raisons telles que l'entretien des appareils ou équipements de bureau, les réservations de salle ou d'équipements, d'hébergement, de moyens de transport, et les inscriptions à des cours, congrès, colloques.

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Votre profil

Exigences

• Détenir un diplôme d'études secondaires (DES)

Compétences et connaissances reliées à la fonction

• Avoir de la langue française une connaissance appropriée à cette fonction.
• Être capable de dactylographier des textes, rapports et divers documents.
• Le candidat doit avoir une connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook, PowerPoint.

Compétences essentielles à Hydro-Québec

• Travaille en équipe
• Agit avec ouverture et bienveillance
• Agile et orienté vers les résultats
• S'engage dans l'évolution

Particularités inhérentes

• Détenir un permis de conduire de classe 5 valide.
• Déplacements possibles entre différents centres administratifs.
• Les compétences techniques liées au poste pourront être évaluées à l’aide de test.

Ce que nous offrons

• Un environnement stimulant qui permet de se développer et des possibilités de carrière à la hauteur de son talent
• Une rémunération concurrentielle et un régime de retraite parmi les plus généreux du marché
• Un horaire de travail qui encourage un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle
• Des conditions de travail avantageuses, incluant quatre semaines de vacances et la possibilité de se prévaloir d’un congé autofinancé
• Une gamme complète de programmes d’assurance maladie, vie et salaire
• Un programme de télétravail hybride et flexible selon la nature du travail

Égalité des chances

À Hydro-Québec, nous favorisons le maintien d’un milieu de travail où chaque personne peut se réaliser pleinement. En accord avec notre Stratégie de réconciliation économique et de renforcement des relations avec les Premières Nations et les Inuit, nous cultivons tout particulièrement une culture ouverte aux réalités autochtones et inclusive de celles-ci. Nous invitons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature et à indiquer leur appartenance à l’un ou plusieurs des groupes suivants : femmes, personnes autochtones, minorités visibles et ethniques et personnes en situation de handicap. Notre conception de la diversité inclut également l’ensemble des identités de genre et des orientations sexuelles.

Des mesures d’accommodement peuvent être offertes aux personnes en situation de handicap afin d’optimiser leur recrutement.

Conformément à la norme Vérification de la fiabilité et de l'intégrité des personnes d’Hydro-Québec (HQ-SC-N-1001), la personne retenue fera l’objet de vérifications correspondant au niveau auquel l'emploi est assujetti. Notre fournisseur Mintz Vérifications mondiales effectuera ces vérifications.