Projektassistenz (m/w/d)

Wir sind die IPP ESN Power Engineering GmbH - ein innovatives Ingenieurbüro für Umwelt- und Energietechnik mit dem Hauptsitz in Kiel.

Unser Team besteht aus rund 90 engagierten Technikerinnen und Ingenieurinnen, die mit Überzeugung und Leidenschaft an der Energiezukunft unseres Landes arbeiten. Mit Kompetenz, Engagement und einer guten Portion Freude gestalten wir die Energiezukunft unseres Landes - natürlich hat jeder mal einen schlechten Tag, aber unser Antrieb bleibt: nachhaltige Energie- und Versorgungslösungen für unsere Kunden zu entwickeln.

Unser Leistungsspektrum umfasst die vollständige Betreuung rund um den Ausbau und die Berechnung von Stromnetzten, Planung von Fernwärmenetzen, sowie die technische Gebäudeausrüstung in allen Gewerken - bis hin zum Anlagenbau. Darüber hinaus übernehmen wir die energiewirtschaftliche Konzeptentwicklung und Beratung.

Unsere Expertise endet nicht am Schreibtisch: Einige unserer Kollegen sind auch regelmäßig auf der Baustelle im Einsatz und übernehmen die Bauüberwachung.

Wir wachsen kontinuierlich und sind auf der Suche nach Ideenerzeugern, Zukunftsplanern und Energiewendern, die mit ihrem Talent, ihrer Erfahrung und ihren Perspektiven unser Team bereichern möchten. Bei uns findest du nicht nur Raum für fachliche Entwicklung, sondern auch ein Umfeld, das Mitgestaltung schätzt und echte Teamarbeit lebt.

Deine Aufgaben

• Angebots- und Vertragsunterstützung: Unterstützung der Projektleiter bei der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, Nachträgen und Projektverträgen für Ingenieurleistungen
• Rechnungsmanagement: Du unterstützt bei der Vorbereitung, Nachbereitung und Nachverfolgung von Ausgangsrechnungen. Dabei hast du die Fristgerechte Abrechnung der Projekte stets im Blick
• Ausschreibungen: Du unterstützt bei Teilnahmeanträgen und Ausschreibungsverfahren
• Präsentationen & Referenzen: Du erstellst Präsentationen und übernimmst die Pflege unserer Projekt-Referenzen
• Schnittstellenkommunikation: Du bist die zuverlässige Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden und Projektteam. Ebenso wie Ansprechpartner für alle Fragen rund um Projektverträge und Leistungsumfängen
• Terminmanagement: Du übernimmst die Koordination von Vertragsverhandlungen, intern und extern Kick-Off-Terminen und hat Fristen fest im Blick
• Dokumentation & Ablage: Ordnungsgemäße Dokumentation aller projektbezogenen Unterlagen. Insbesondere: Verträge, Angebote, Nachträge und wichtigen Schriftverkehr

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung als Projektassistenz oder im Vertragswesen/ Rechnungsmanagement
• Berufserfahrung im Bereich Technische Gebäudeausrüstung (Heizung/Lüftung/Sanitär/Elektro) wünschenswert, sowie Grundkenntnisse in HOAI und VOB von Vorteil
• Sicheres Auftreten, Organisationstalent und Freude an strukturiertem Arbeiten
• Kommunikationsstark, teamfähig und lösungsorientiert
• Eine lösungsorientierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sind für dich selbstverständlich
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, PowerPoint)
• Motivation, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu optimieren

Was du bei uns bekommst

• Bei uns arbeitest du an spannenden und herausfordernden Projekten in einem modernen, wachsenden Ingenieurbüro, in dem kurze Entscheidungswege und ein echtes Teamgefühl den Arbeitsalltag prägen.
• Du bekommst die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und aktiv mitzugestalten, sodass du das Team und unsere Projekte nachhaltig für die Energiezukunft mit aufbauen kannst.
• Flexibilität und Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten
• Remote-Optionen (Homeoffice)
• Vollzeit oder Teilzeit
• 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester.
• Attraktive Rahmenbedingungen: Du profitierst von zusätzlichen Leistungen wie betrieblicher Altersvorsorge, Bikeleasing und Fitnessförderung über Hansefit.

Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, inklusive deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung per E-Mail an [email protected].