Administrateur ou Administratrice de Bureau

Nous voulons développer notre culture de soins afin que chacun puisse atteindre son plein potentiel et créer un milieu de travail où chacun se sent écouté et respecté. Nous voulons que vous vous sentiez inclus et que vos commentaires et idées soient appréciés.

Résumé

Le poste d'administrateur de bureau est responsable de l'ensemble des activités administratives, y compris le courrier, les demandes d'achat et les installations. Il fournit également un soutien administratif à l'équipe de développement, au besoin.

Ce rôle sera hybride et nécessitera un minimum de 3 jours en fonction.

Exigences

• Assurer des communications téléphoniques et postales efficaces à l'interne et à l'externe afin de maintenir une image professionnelle.
• Aide avec des éléments tels que les factures, les bons de commande, les feuilles de temps et les notes de frais.
• Coordonner l'ensemble des activités administratives liées à l'administration du bureau.
• Assurer la conformité de l’entreprise aux lois linguistiques du Québec (Loi 96/Loi 14).
• Maintenir le processus de francisation de RES, incluant la liaison avec l’OQLF au besoin.
• Examiner les pratiques, communications et documents afin d’en assurer la conformité.
• Superviser l'entretien et la modification des espaces et de l'équipement des bureaux, ainsi que l'aménagement, l'aménagement et l'entretien des bureaux.
• Négocier l'achat de fournitures et de meubles de bureau, d'équipement de bureau, etc., pour l'ensemble du personnel conformément aux politiques d'achat de l'entreprise et aux restrictions budgétaires.
• Assure l'entretien de l'équipement de bureau, y compris le photocopieur, le compteur d'affranchissement, etc.
• Responsable des opérations quotidiennes de l'installation (comme la distribution des clés d'accès à l'immeuble et les cartes d'accès de sécurité de secours).
• Participe au besoin à des projets spéciaux.
• Planifier et coordonner l'espace et la logistique des réunions pour diverses réunions, y compris, mais sans s'y limiter : les réunions de la direction, les visiteurs externes et les visites et entrevues des candidats.
• Coordonner et organiser les itinéraires et les arrangements de voyage, y compris, mais sans s'y limiter, le transport aérien et terrestre, l'hébergement et d'autres besoins de déplacement. Doit être capable de planifier des itinéraires complexes et d'accélérer les changements de dernière minute.
• Tient à jour et organise les dossiers.
• Fournir, s'il y a lieu, des services d'accueil ministériels, de réception et d'orientation des visiteurs ou des appels.
• Répond de manière proactive aux diverses demandes en prenant des mesures rapides et en adoptant une approche positive et consultative.
• Suivre les procédures de sécurité de la compagnie et déterminer les mesures appropriées. Signale les conditions potentiellement dangereuses et utilise correctement les matériaux et l'équipement.
• Présenter, soutenir et donner l'exemple avec une attitude axée sur la sécurité et la qualité.
• Se présenter au travail régulièrement et ponctuellement, selon l'horaire établi ou prévu.
• Se conformer au manuel de l'employé, au code de conduite et aux politiques et procédures de l'entreprise.
• Les employés sont tenus responsables de toutes les tâches liées à ce poste.

Qualifications requises

• Études secondaires/GED, obligatoire.
• 3 ans ou plus d'expérience en administration de bureau requis.
• Bilingue français et anglais, parlé et écrit.
• Capacité à travailler de manière autonome, nécessitant une supervision minimale.
• Sens aigu de l'initiative.
• Compétences avancées en :
  • Applications Microsoft Office, y compris Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
  • Lire, analyser et interpréter des renseignements généraux sur l'entreprise.
  • Organisation
• Bonne connaissance pratique des processus de courrier tels que les machines postales, FedEx et UPS.
• Capacité de résoudre des problèmes pratiques et de traiter une variété de variables concrètes dans des situations où la normalisation n'existe qu'une normalisation limitée.
• Capacité à gérer des délais serrés et des changements de dernière minute, à s'adapter rapidement, à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de manière autonome.
• Traite des questions et des problèmes modérément complexes; et renvoie les questions plus complexes au personnel de niveau supérieur.
• Exerce son pouvoir discrétionnaire et maintient la confidentialité.
• Prospère dans un environnement au rythme rapide et en constante évolution.
• Fait preuve de fiabilité et de cohérence.
• Possède d'excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Les compétences fonctionnelles comprennent la responsabilisation, l'établissement des priorités, la communication, la collaboration et le souci du détail.

Échelle salariale de base prévue : $21.66 - $27.07

La rémunération finale convenue est basée sur les études, les qualifications, l'expérience et le lieu de travail individuels. Ce poste est admissible à un bonus.

RES offre des avantages sociaux qui entrent en vigueur le premier jour d'emploi. Ces avantages comprennent les suivants :

• Date d'entrée en vigueur des soins médicaux, des ordonnances, des soins dentaires et de la vue
• Vie de base et vie à charge
• Invalidité de courte et de longue durée
• REER avec 6% de contrepartie de l'entreprise
• 4 semaines de congés payés et 10 jours fériés payés
• Remboursement des frais de scolarité et de la voiture verte
• Jumelage de bénévoles et d'organismes de bienfaisance
• Congé parental payé et congé sabbatique payé
• Prime de recommandation d'un employé
• Rabais pour les employés et programmes de mieux-être
• Remboursement du bien-être 680 $ CAD par année

Exigences physiques et environnement

Les caractéristiques de l'environnement de travail et des exigences physiques sont représentatives de celles que l'employé rencontre dans l'exercice des fonctions essentielles de ce travail. Des accommodements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'exécuter les fonctions essentielles.

Rarement : porter de 5 à 15 lb et monter des escaliers.

Occasionnellement : debout et marche requis.

Fréquemment : lecture, vision et position assise requises.

Les candidats devront passer une enquête préalable à l'embauche comme condition d'emploi.

RES est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et qui s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusion en milieu de travail. Nous interdisons la discrimination et le harcèlement de toute nature fondés sur la race, la couleur, le sexe, la religion, l'orientation sexuelle, l'origine nationale, le handicap, les informations génétiques, la grossesse ou toute autre caractéristique protégée telle que décrite par les lois fédérales, étatiques ou locales.

Doit être en mesure de réussir un examen du processus de résumé canadien.