Management Assistant Dean Faculty LR

Functieomschrijving

Als managementassistent van de decaan van de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek werk je dicht op de bestuurlijke besluitvorming. Je beheert de complexe agenda en mailbox van de decaan, stelt prioriteiten en zorgt dat overleggen en afspraken goed zijn voorbereid. Je denkt vooruit, signaleert mogelijke knelpunten en bewaakt de opvolging van afspraken en acties.

Je organiseert, bereidt voor en ondersteunt overleggen, waaronder het Management Team. Je verzorgt vergaderstukken, actie- en besluitenlijsten en bewaakt afspraken en deadlines. Ook coördineer je afspraken met interne en externe stakeholders en organiseer je bijeenkomsten, bezoeken en evenementen. Daarnaast ondersteun je bij bestuurlijke correspondentie en communicatie en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je bent meer dan een organisator. Je anticipeert op wat nodig is en weet goed in te schatten wanneer je zelfstandig handelt en wanneer afstemming nodig is. Ook kijk je hoe werkprocessen slimmer en efficiënter kunnen. Je draagt actief bij aan verdere digitalisering, maakt nieuwe digitale en AI-ondersteunde toepassingen snel eigen en denkt mee over een efficiënte inrichting van administratieve en digitale processen.

Je maakt deel uit van het team van de faculteitssecretaris, die jouw leidinggevende is. Je werkt nauw samen met de managementassistenten van de faculteitssecretaris en HR en met andere ondersteunende collega's. Jullie stemmen werkzaamheden af, ondersteunen elkaar en zorgen samen voor continuïteit in de ondersteuning. Zo vormen jullie een klein, betrokken en professioneel ondersteuningsteam voor het faculteitsbestuur en de ondersteunende diensten.

Je komt terecht in een professionele, informele en internationale werkomgeving waarin samenwerking centraal staat. Geen dag is hetzelfde: je bent goed aangesloten op bestuurlijke en organisatorische ontwikkelingen en werkt dicht op de besluitvorming. Binnen het team delen jullie kennis, versterken jullie elkaar en zorgen jullie samen voor professionele, betrouwbare en toegankelijke ondersteuning. Als managementassistent maak je ook deel uit van het ZieSO-netwerk voor managementassistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega's te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten. ZieSO verbindt, inspireert en versterkt.

Functie-eisen

• Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau en relevante ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuursassistent.
• Je organiseert en prioriteert uitstekend en houdt overzicht wanneer werkzaamheden, afspraken en belangen tegelijkertijd om aandacht vragen.
• Je denkt vooruit, neemt zelfstandig initiatief en weet wanneer afstemming met anderen nodig is.
• Je bent organisatie- en bestuurlijk sensitief, voelt bestuurlijke verhoudingen goed aan en gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je communiceert helder en professioneel, bent zakelijk waar nodig en tegelijkertijd collegiaal en toegankelijk.
• Je bent flexibel, accuraat en oplossingsgericht en blijft effectief wanneer prioriteiten veranderen.
• Je bent digitaal vaardig en werkt met Microsoft 365 en digitale samenwerkingsomgevingen; nieuwe systemen en AI-toepassingen maak je je snel eigen.
• Je beheerst het Nederlands en Engels goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Als management assistent maak je deel uit van het ZieSO netwerk voor management assistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega's te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten. ZieSO verbindt, inspireert en versterkt.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-38 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3537 - €4673 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Petra Jorritsma ([email protected])

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 20 september 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Petra Jorritsma.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG 'uitvoering van de publieke taak van algemeen belang'. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.