Administrateur ou Administratrice de Bureau (m/w/d)

Nous voulons développer notre culture de soins afin que chacun puisse atteindre son plein potentiel et créer un milieu de travail où chacun se sent écouté et respecté. Nous voulons que vous vous sentiez inclus et que vos commentaires et idées soient appréciés.

Description de poste

L'administrateur(trice) de bureau est responsable des activités administratives générales, notamment la gestion du courrier, les demandes d'achats et les installations. Il/Elle fournit également un soutien administratif à l'équipe de développement, selon les besoins.

Exigences

• Assurer une communication efficace par téléphone et courrier, tant en interne qu'en externe, afin de maintenir une image professionnelle.
• Assister sur des tâches telles que la gestion des factures, bons de commande, feuilles de temps et notes de frais.
• Coordonner les activités administratives générales liées à l'administration du bureau.
• Superviser l'entretien et l’aménagement des espaces et équipements de bureau, y compris l'organisation et la propreté des locaux.
• Négocier l'achat de fournitures de bureau, mobilier, équipements, etc., en respectant les politiques d'achat de l'entreprise et les restrictions budgétaires.
• Assurer l’entretien des équipements de bureau, notamment l'imprimante, la machine à affranchir, etc.
• Gérer les opérations quotidiennes des installations (distribution des clés d'accès au bâtiment et support pour les cartes d’accès de sécurité).
• Participer aux projets spéciaux, selon les besoins.
• Planifier et coordonner la logistique des réunions, y compris, mais sans s'y limiter : réunions de direction, visites d'invités externes et entretiens de candidats.
• Organiser les itinéraires et arrangements de voyage, y compris le transport aérien et terrestre, l'hébergement et autres besoins de déplacement. Doit être capable de gérer des itinéraires complexes et de s'adapter aux changements de dernière minute.
• Maintenir et organiser les dossiers.
• Assurer un accueil aux visiteurs et répondre aux appels téléphoniques si nécessaire.
• Répondre de manière proactive aux diverses demandes avec rapidité et un esprit consultatif positif.
• Suivre les procédures de sécurité et de sûreté de l'entreprise et prendre les mesures appropriées en conséquence. Signaler toute situation potentiellement dangereuse et utiliser correctement les équipements et matériaux.
• Adopter et promouvoir une attitude axée sur la sécurité et la qualité.
• Assurer une présence régulière et ponctuelle au travail, conformément aux attentes et aux horaires établis.
• Respecter le Guide de l’employé, le Code de conduite et les politiques et procédures de l’entreprise.
• Assumer l’ensemble des responsabilités liées à ce poste.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis.
• Minimum de 3 ans d'expérience en administration de bureau requis.
• Bilinguisme (français et anglais), à l’oral et à l’écrit.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Sens de l’initiative développé.
• Compétences avancées en:
  • Applications Microsoft Office, y compris Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
  • Lecture, analyse et interprétation d’informations générales d’entreprise.
  • Organisation et gestion des priorités.
• Bonne connaissance des processus postaux, y compris l'utilisation des machines d'affranchissement, FedEx et UPS.
• Capacité à résoudre des problèmes pratiques et à gérer diverses situations avec peu de standardisation.
• Aptitude à respecter des délais serrés et à s’adapter rapidement aux changements, tout en anticipant les besoins et en trouvant des solutions de manière autonome.
• Capacité à gérer des problématiques de complexité modérée et à référer les questions plus complexes aux supérieurs hiérarchiques.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Aptitude à évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Fiabilité et constance dans l’exécution des tâches.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Compétences essentielles: sens des responsabilités, gestion des priorités, communication, collaboration et souci du détail.

Plage salariale prévue: $22.60 - $26.44

La rémunération finale sera déterminée en fonction des études, qualifications, expériences et du lieu de travail du candidat. Ce poste est admissible à une prime.

Avantages

Les avantages suivants sont offerts dès le premier jour d'emploi:

• Assurances: médicale, médicaments, dentaire et vision dès l'embauche.
• Assurance vie de base et assurance vie pour personnes à charge.
• Assurance invalidité courte et longue durée.
• REER avec une cotisation de l'entreprise de 6 %.
• 4 semaines de congés payés (PTO) et 10 jours fériés payés.
• Remboursement des frais de scolarité et de véhicules écologiques.
• Programme de bénévolat et dons caritatifs jumelés par l'entreprise.
• Congé parental payé et congé sabbatique payé.
• Prime de recommandation des employés.
• Rabais employés et programmes de bien-être.
• Remboursement bien-être de 680 CAD par an.

Exigences physiques et environnement de travail

Le cadre de travail et les exigences physiques sont représentatifs de ceux rencontrés dans l'exercice des fonctions essentielles du poste. Des aménagements raisonnables peuvent être proposés pour les personnes en situation de handicap.

• Rarement: porter des charges de 5 à 15 lb et monter des escaliers.
• Occasionnellement: se tenir debout et marcher.
• Fréquemment: lire, utiliser la vision et être assis(e) pendant de longues périodes.

Les candidats devront réussir une vérification des antécédents préalablement à l'embauche.

RES est un employeur offrant l’égalité des chances et s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion en milieu de travail. Nous interdisons toute forme de discrimination et de harcèlement fondée sur la race, la couleur, le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, un handicap, des informations génétiques, la grossesse ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, provinciales ou locales.

Les candidats doivent pouvoir réussir le processus de vérification de dossier d’antécédents canadiens.