Administrative Assistant - Renewable Energies (m/f/d)

Description de poste

Vous assurez le bon fonctionnement administratif du département Renewable Energies et soutenez l'équipe au quotidien afin de garantir une organisation fluide, structurée et orientée qualité.

Vos tâches

• Vous assurez la gestion administrative quotidien/ienne du département : tenue et classement de dossiers (s et digitaux); gestion d'agendas ; organisation des déplacements, préparation et suivi des réunions ; respect des échéances ; commande et gestion du matériel, etc.
• Vous prenez en charge le suivi administratif et financier courant : traitement et suivi des factures, notes de frais
• Vous mettez à jour de façon proactive et structurée toutes les informations du département (p.ex. les contacts du département, les bases de données internes, les tableaux de suivi)
• Vous gérez les demandes d'achat et suivez la facturation dans SAP, en veillant à l'exactitude des données et au respect des procédures internes.
• Vous coordonnez l'onboarding administratif des nouveaux collaborateurs (préparation des dossiers, accès, matériel, accueil pratique) en lien avec les services support.
• Vous contribuez activement à la préparation, la coordination et le bon déroulement des réunions (convocations, ordre du jour, préparation de documents, comptes rendus, suivi des actions)
• Vous assurez le classement, l'archivage et la structuration des documents du département conformément aux procédures en place (y compris dans les outils digitaux de partage de documents).
• Vous contribuez à la digitalisation et l'optimisation des processus du département et identifiez des axes d'amélioration

Votre profil

• Vous êtes détenteur d'un diplôme de fin d'études secondaires dans le domaine administratif et commercial ou équivalent
• Vous avez une premier/ière expérience dans une fonction administrative similaire
• Vous communiquez aisément et disposez de bonnes connaissances des outils bureautiques et digitaux
• Organisation, rigueur- et sens du détail font partie de vos atouts ; vous savez gérer plusieurs demandes en parallèle et établir des priorités.
• Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de proactivité et de flexibilité
• Vous maîtrisez les langues anglaise, française et allemande. La connaissance du luxembourgeois sera considérée comme un atout.

Notre offre

• L'opportunité de travailler pour un Groupe engagé dans la transition énergétique
• Une grande stabilité d'emploi et la possibilité d'évoluer au sein du Groupe
• Une culture d'entreprise positive avec des valeurs fortes
• Un salaire compétitif avec une évolution salariale annuelle, un ème mois et un bonus
• Un plan de formation adapté aux besoins de chaque employé
• De nombreux autres avantages tels que qu'une assurance complémentaire, un plan pension, jours de congé, un parking privé, un restaurant d'entreprise, etc.

Pour les candidatures externes, une copie récente de l'extrait du vous sera demandée en cas d'invitation à un entretien d'embauche.