Training Assistant (m/w/d)

Description de poste

Rejoignez le Centre de Formation Irisolaris et devenez le pilier de l'organisation des formations : accueil, logistique, administration et support pédagogique au cœur d'un environnement dynamique.

Votre mission

Vous êtes le pilier organisationnel du Centre de Formation Irisolaris. Véritable coordinateur/trice, vous assurez la logistique, l'administration, l'accueil et le support pédagogique des formations.
Grâce à vous, chaque session se déroule dans les meilleures conditions et chaque formateur ou apprenant bénéficie d'un accompagnement professionnel et fluide.

Vos responsabilités

Accueil & coordination du centre

• Assurer l'accueil des stagiaires, formateurs, visiteurs et gérer les communications (téléphone, mail).
• Être l'interlocuteur référent pour les demandes d'information et d'orientation.

Gestion des locaux & services généraux

• Garantir la bonne tenue des espaces (salles de formation, espaces communs).
• Gérer les approvisionnements, le matériel pédagogique et les interventions techniques.
• Être le référent Services Généraux du site de Gardanne.

Organisation logistique des formations

• Coordonner les sessions : réservation des salles, installation du matériel, mise en place des équipements.
• Préparer les supports, documents et ressources nécessaires aux formateurs et apprenants.

Gestion administrative & suivi des dossiers

• Administrer les formations dans Dendreo et sur les tableaux de bord internes.
• Traiter les documents réglementaires : feuilles de présence, conventions, attestations, etc.
• Suivre les financements et paiements (clients, OPCO, financeurs publics).
• Préparer les éléments nécessaires à la facturation et traiter les commandes via Dolibarr.

Reporting & amélioration continue

• Rédiger des comptes rendus et bilans de formation.
• Suivre les indicateurs : participation, satisfaction, performance.
• Proposer des axes d'amélioration pour optimiser l'organisation et les processus internes.

Votre profil

Vous justifiez de 2 ans d'expérience minimum sur une fonction similaire.

Compétences techniques

• Bonne maîtrise du Pack Office et aisance avec les outils métiers (Dendreo, Dolibarr).
• Rigueur administrative et compréhension du fonctionnement des centres de formation.
• Connaissance des processus qualité (ISO 9001, Qualiopi).

Qualités relationnelles

• Sens du service et de l'accueil.
• Excellente communication écrite et orale.
• Capacité à interagir avec différents interlocuteurs (formateurs, financeurs, stagiaires, services internes).

Savoir être

• Organisation, autonomie et gestion simultanée de plusieurs tâches.
• Fiabilité, sens des priorités et esprit d'équipe.
• Ponctualité

Nos atouts

• Intégration sur-mesure
• 39h/semaine
• RTT
• Mutuelle familiale
• CSE
• Café à volonté
• Jusqu'à 700 € par an pour financer vos déplacements éco-responsables (covoiturage, véhicule hybrides ou électriques, vélo, trottinette, transports en commun)

Notre engagement RSE

Chez Irisolaris Groupe, nous ne décrochons pas seulement le soleil, nous croyons qu'un avenir durable passe par des actions concrètes au quotidien.

Notre démarche RSE s'articule autour de plusieurs engagements :

• Réduire notre empreinte carbone, ainsi que nos émissions de gaz à effet de serre.
• Acheter de manière responsable.
• Proposer une formation continue à nos collaborateurs.
• Mesurer et suivre notre impact sociétal sur le monde agricole.

Grâce à notre programme de mécénat de compétences, nos collaborateurs peuvent mettre leur expertise au service de projets d'intérêt général, contribuant ainsi activement à un avenir plus durable et solidaire. Nous croyons également au partage des savoirs et à l'engagement solidaire.

Notre processus de recrutement, transparent et efficace

• Echange téléphonique avec la Chargée de Recrutement, pour discuter de votre parcours, de vos envies et du poste.
• 1er entretien sur site ou en visio, avec la Chargée de Recrutement et votre futur.e Manager, pour approfondir votre candidature et vous donner toutes les infos : transparence garantie.
• 2ème entretien avec une mise en situation concrète, parce rien ne vaut la pratique en conditions réelles permettant de mieux comprendre les missions.
• Retour rapide : sous 1 semaine à 10 jours, qu'il soit positif ou négatif.
• GO : Bienvenue chez Irisolaris Groupe

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