Administrative & Payroll Coordinator

Description de poste

Nous recherchons un Coordinateur Administratif & Paie pour rejoindre notre équipe Ressources Humaines au sein de VAISALA France, sur le site de Saclay (91). Véritable relais stratégique RH, vous aurez pour mission de piloter, structurer et développer l'ensemble des activités d'administration du personnel, de gestion de la paie externalisée et du SIRH, au service de l'expérience collaborateur et de la croissance du Groupe.

Si vous souhaitez travailler pour une entreprise qui a un impact réellement positif sur notre planète, vous êtes au bon endroit !

Vaisala est un leader mondial des instruments de mesure et de l'intelligence qui aide les industries, les nations, les personnes et la planète à prospérer. De la prévision des ouragans à l'optimisation de la production d'énergie renouvelable, notre technologie est utilisée là où elle est la plus nécessaire : des centres de données, des parcs éoliens et des laboratoires aux aéroports, l'Arctique et même la surface de Mars. Pour la deuxième année consécutive, Vaisala a été reconnu par le magazine Time en 2026 comme l'une des meilleures entreprises mondiales pour la croissance durable.
Notre équipe de plus de 2 500 experts et de 62 nationalités à travers le monde, s'engage à prendre toutes les mesures pour la planète. Animés par notre objectif commun, notre curiosité et notre esprit pionnier, nous restons à l'avant-garde et faisons la différence.

Notre filiale VAISALA France, située à Saclay (91), est un fournisseur incontournable d'instruments de mesures atmosphériques pour l'analyse des profils de vent, grâce à une technologie laser LIDAR (à dominante optique, photonique et électronique).

Quel est votre rôle ?

En rejoignant notre équipe composée de trois professionnels expérimentés, vous serez responsable de l'ensemble des processus de paie et des activités administratives liées à la gestion des collaborateurs. À ce titre, vous piloterez le cycle complet de paie, de la collecte des variables jusqu'aux contrôles finaux, en lien étroit avec le service paie externalisé Vous assurerez également la gestion et l'administration des interfaces et des différents outils qui composent le SIRH, aussi bien au niveau du Groupe qu'au niveau local, en veillant à la fiabilité des données, à la bonne intégration des flux et à l'optimisation continue des processus.
Rattaché au DRH, vos principales missions seront de :

• Mettre en place, améliorer et gérer les processus et outils de gestion administrative des collaborateurs en interface avec le service paie
• Préparer et contrôler la paie dans les outils dédiés (HelloPaie et SILAE) : interlocuteur pour le prestataire de paie
• Assurer un accompagnement et un support de qualité auprès des collaborateurs : gestion du ticketing, gestion des absences, attestations, mutuelle, gestion des acomptes en paie, SDTC
• Piloter les sous-traitants pour la mise en place et la gestion des outils SIRH (ticket restaurant, télétravail, formation...)
• Être l'interlocuteur de l'IT Groupe : administrateur des outils de gestion des temps et des absences (key user), responsable de la qualité des données
• Superviser les interfaces (outils et process) avec les services financiers
• Coordonner la mise à jour de la BDES
• Assurer la communication RH et administrative auprès des collaborateurs, mettre à jour les supports et outils
• Assurer l'assistance administrative RH : gestion des factures (Basware/SAP), suivi du parc automobile,
• Gestion visites médicales et fonds d'œil, déclaration des accidents de trajet et de travail...
• Participer à la gestion de l'ensemble des fonctions RH en cas de besoin afin d'assurer la continuité de service
• Prendre en charge et réaliser la formalisation, l'optimisation et l'amélioration continue des processus, et outils dont vous aurez la responsabilité
• Participer à des projets Groupe d'amélioration ou d'implémentation de nouveaux outils, interfaces ou processus

Qu'allez-vous apporter ?

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +3 minimum ou équivalent en Ressources Humaines, vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience dans des fonctions liées à l'administration du personnel et à la paie, idéalement au sein d'environnements industriels et internationaux. Vous avez une pratique confirmée des processus RH et paie, ainsi que des outils SIRH et des systèmes de gestion de la paie et vous êtes à l'aise dans la gestion de données RH, le suivi des indicateurs et l'optimisation des processus administratifs.

Connaissances et compétences techniques

• Vous êtes issu(e) d'une formation supérieure en ressources humaines, de niveau minimum Bac+3 ou équivalent
• Vous maîtrisez bien Excel, notamment les tableaux croisés dynamiques ainsi que les fonctions avancées telles que SI et RECHERCHEV
• Vous disposez de solides connaissances des processus RH et administratifs, des outils de SIRH, ainsi que des méthodes de gestion de projet
• Anglais professionnel obligatoire

Qualités personnelles

• Vous faites preuve d'un véritable esprit d'équipe, de curiosité et d'une grande capacité d'adaptation
• Vous êtes fortement motivé(e) à contribuer à la croissance d'une activité stratégique et innovante
• Vous savez vous adapter rapidement dans un environnement international en constante évolution
• Vous êtes polyvalent(e) et capable d'intervenir sur différents sujets
• Vous travaillez avec rigueur, faites preuve d'un excellent relationnel, savez prioriser vos tâches et faites preuve d'une grande autonomie
• Vous disposez d'un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité, ainsi que d'une réelle capacité d'écoute
• Vous faites preuve d'excellentes capacités de communication et de coordination avec des interlocuteurs variés

Pourquoi nous rejoindre ?

• Une entreprise à taille humaine composée de personnes engagées qui s'efforcent de changer le monde en proposant des solutions innovantes pour mesurer les conditions météorologiques et environnementales
• Un environnement de travail stimulant au sein du technopôle de Saclay, avec de multiples avantages : possibilités de travail à distance, team buildings, un service de livraison quotidien de plats cuisinés et mis à disposition dans des frigos connectés, la gratuité des boissons chaudes, une salle de sport, des clubs de sport et des vestiaires avec douches à disposition
• Une navette gratuite depuis la gare RER B "Le Guichet" à l'entreprise, un forfait mobilité durable de 600€ maximum par an (vélo, trottinette, co-voiturage), parking voitures / vélos et la possibilité de recharger son véhicule électrique
• Une rémunération variable, un accord de Participation, un PEE (Plan d'Epargne Entreprise), 11 jours de RTT, une Mutuelle Santé haut de gamme, prise en charge à 50% par l'entreprise, la possibilité de souscrire à une sur-complémentaire santé et des Titres Restaurant via la carte SWILE pris en charge à 60% par l'entreprise (valeur 11€ / jour travaillé) complètent les avantages sociaux
• Des avantages favorisant la parentalité : 5 jours de congés enfant malade rémunérés, des aides à la garde d'enfants de moins de 6 ans de 80€ par mois et par enfant dans la limite du plafond URSSAF, le maintien du salaire des papas à 100% lors du congé paternité, un chèque naissance

Processus de recrutement

• Entretien téléphonique (RH), 10/20 min
• Entretien en présentiel (RH), 1h00
• Entretien en présentiel ou teams (N+1), 1h00

VAISALA France réaffirme son engagement en faveur de la mixité et de la non-discrimination.
L'entreprise est convaincue que l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes est un facteur essentiel de progrès social et à la performance durable pour l'entreprise.
En ce qui concerne le recrutement, et conformément à la législation en vigueur, il est rappelé que toutes les offres d'emploi internes et externes sont rédigées de façon non sexuée et que les acteurs en charge de missions de recrutement (cabinets, agences et entreprise) sont formés et sensibilisés à la non-discrimination à l'embauche.

VAISALA France s'est engagée à favoriser l'égalité des chances dès le recrutement en demandant aux cabinets de recrutement et aux entreprises de travail temporaire la présentation d'au moins un candidat de chaque sexe. Les critères de sélection sont identiques pour les femmes et pour les hommes car ils sont basés uniquement sur des critères de recrutement objectifs et fondés sur les compétences requises.

Prêt à prendre toutes les mesures pour la planète ? N'attendez plus et rejoignez-nous!